Jag började fundera på en gammal regel inom ledarskap. Man brukar säga att en chef inte bör ha fler än ungefär 15 personer som rapporterar direkt. Det har blivit en sådan sanning som ofta används när organisationer ska byggas, utan att vi egentligen funderar särskilt mycket över vilken sorts chefsroll siffran bygger på.
När man tittar på hur chefer faktiskt använder sin tid blir det ganska tydligt. I en undersökning från McKinsey uppgav mellanchefer att de lade 31 procent av sin tid på egen operativ leverans, 23 procent på strategiskt arbete och 18 procent på administration. Endast 28 procent gick till personal och ledarskap. Nästan tre fjärdedelar av tiden användes alltså till annat än att leda människor. McKinseys undersökning om mellanchefer.
Det fick mig att fundera på om vi har vänt på hela chefsrollen. Vi säger att människorna är vår viktigaste resurs och att ledarskapet är avgörande för kulturen, utvecklingen och resultatet. Samtidigt bygger vi en arbetsvecka där personalen får den tid som blir över när chefen har svarat på mejl, attesterat fakturor, gjort presentationer, skrivit protokoll, uppdaterat kalkyler och tagit fram rapporter.
Då är det inte så konstigt att 15 personer upplevs som en övre gräns. Frågan är om gränsen egentligen handlar om människans förmåga att leda eller om hur lite tid vi har lämnat kvar till ledarskapet.
Det är här AI förändrar förutsättningarna på riktigt. En del chefer använder redan AI för att tänka igenom strategier, göra research, bygga kalkyler, skapa presentationer, analysera data och skriva första utkast till mejl och dokument. Det innebär inte att AI fattar besluten åt dem. Däremot behöver de inte längre börja med ett tomt dokument, samla informationen manuellt eller lägga flera timmar på att strukturera något som en AI kan göra på några minuter. De kan börja betydligt närmare själva bedömningen och beslutet.
Om AI kan kapa en stor del av tiden som i dag går till administration, egen produktion och strategiskt förarbete förändras hela matematiken bakom hur många människor en chef kan leda. Samma chef kan både få mer tid för varje medarbetare och möjlighet att ansvara för en större grupp än tidigare.
Den spontana slutsatsen blir lätt att AI därför ska minska antalet möten. Ju mer jag funderat på det, desto mer tror jag att det är fel mål. Ett bra möte med en medarbetare, en chef, en kund eller en leverantör är ofta själva relationen. Det är där vi förstår varandra, väger olika perspektiv, löser konflikter och skapar det förtroende som gör att människor vågar fatta beslut och ta ansvar. Det är svårt att se hur en ledare som sitter ensam på sitt kontor och producerar dokument ska kunna driva ett bolag framåt utan de relationerna.
Däremot innehåller många möten sådant som inte kräver att människor sitter tillsammans. Någon går igenom siffror, en annan berättar vad som hänt sedan förra veckan och en tredje läser upp information som hade kunnat skickas ut i förväg. När rapporteringen är klar återstår kanske tio minuter till diskussionen och besluten som egentligen var anledningen till mötet.
Med AI kan informationen samlas in och sammanställas automatiskt. Den kan presenteras som text, ljud eller kanske en kort film skapad i NotebookLM. När mötet börjar behöver vi inte använda halva tiden till att berätta vad alla redan borde veta. Vi kan börja där det gamla mötet brukade sluta.
Det betyder inte nödvändigtvis att ett entimmesmöte ska bli 30 minuter. Ibland är den bästa användningen av den frigjorda halvtimmen att behålla mötestiden men använda den till en bättre diskussion. Vi kan prata om varför resultatet ser ut som det gör, vad vi har missat, vilka hinder medarbetarna möter och vilket beslut som behöver fattas. AI tar då inte bort mötet. Den tar bort rapporteringen ur mötet och ger tillbaka tiden till människorna.
Efter mötet kan AI dokumentera besluten, formulera informationen till resten av organisationen och följa upp det vi kommit överens om. Ledaren behöver inte lämna ett bra samtal och sedan använda ytterligare tid till administrativt efterarbete.
Om jag försöker sätta en konkret målbild tror jag att en AI-stött ledare borde kunna lägga omkring 70 procent av sin vecka tillsammans med människor. Det kan vara medarbetare, andra chefer, kunder, leverantörer eller personer ute i den operativa verksamheten. Ungefär 20 procent kan användas till eget tänkande tillsammans med AI, där ledaren analyserar, reflekterar och förbereder beslut. Högst tio procent borde behöva gå till ren administration och formella kontrolluppgifter.
Det är ingen vetenskapligt fastställd fördelning, men riktningen är viktig. I dag får människorna ofta den tid som återstår. I den nya modellen är tiden med människor huvuduppgiften, medan administrationen blir restposten.
Det betyder inte att ledaren aldrig ska sitta ensam. Det behövs tid för att tänka, väga motstridiga intressen, välja bort och förstå vad som egentligen händer. Skillnaden är att den ensamma tiden inte längre främst behöver användas till att producera material. AI kan samla fakta, synliggöra alternativ och ifrågasätta resonemanget. Ledaren behöver fortfarande göra bedömningen och ta ansvar för beslutet.
Även organisationen borde kunna förändras av detta. Många chefsnivåer har historiskt använts för att samla information nedifrån, sammanställa den och skicka den uppåt. Sedan har besluten transporterats tillbaka genom samma led. Om informationen redan finns tillgänglig, om AI kan sammanställa den och om människor har tydliga mandat minskar behovet av chefer vars huvudsakliga roll är att flytta information.
Det betyder inte att ledarskapet blir mindre viktigt. Tvärtom blir det tydligare vilka chefer som faktiskt leder. De ska inte lägga huvuddelen av sin tid på att administrera verksamheten. De ska vara ute bland människorna, utveckla dem, skapa riktning, förstå problemen och bygga den kultur som organisationen behöver.
Det finns förstås en risk att vi använder AI till att producera ännu fler presentationer, rapporter och mejl. Då får alla andra mer material att hantera och den frigjorda tiden försvinner snabbt. Men om AI faktiskt tar bort administration, rapportering och informationsbearbetning är det rimligt att en ledare också kan ansvara för fler människor. Organisationen kan då bli plattare utan att ledarskapet blir sämre, eftersom chefen samtidigt kan lägga en större del av sin vecka tillsammans med medarbetarna.
Jag tror därför att vi behöver ändra frågan. Vi ska inte bara fråga hur många människor en chef klarar att administrera och kontrollera. Vi behöver fråga hur många människor en ledare kan skapa en tillräckligt bra relation till när administration, rapportering och informationsbearbetning inte längre tar huvuddelen av veckan.
AI:s största bidrag till ledarskapet blir då inte att göra chefen snabbare på administration. Det blir att ge ledaren möjlighet att lämna kontorsstolen och använda mer av sin tid där ett bolag faktiskt utvecklas: tillsammans med medarbetare, kunder, leverantörer och andra människor.