Jag skriver mycket om rapporter i bloggen och anledningen är enkel, i de flesta företag, stora som små råder det en rapporteringshysteri. VDn ska ha rapporter, försäljningschefen skall ha rapporter, CFO ska ha rapporter, mellanchefer ska ha rapporter, personal ska ha rapporter, styrelsen ska ha rapporter, ägare ska ha rapporter, leverantörer ska ha rapporter osv…… Ofta ska man dessutom ha en rapport och sen dessutom en presentation av den för samma person, så de faktiskt hinner läsa den och förbereda sig.
Hur många gånger tror ni i snitt på en vecka under de senaste åren som jag kommer in på ett rapporteringsmöte där jag skickat över materialet innan, att det har blivit läst? Ja det är ju ingen vetenskaplig undersökning men min magkänsla säger att det är ca 30% av gångerna som jag märker på frågorna att de frågar om sådant som kommer 2 sidor längre fram och de vetat om de läst den.
Låt oss göra en enkel kalkyl på det hela. Då jag ofta är inblandade i ekonomi eller försäljning så tar vi en klassisk rapport för att rapportera hur stor del av pipeline som ska stängas vilken månad. Jag tror de flesta av oss känner till en sådan rapport, de flesta som jobbar med försäljning vet också om att säkerheten på en sådan rapport är runt 50-60%, med andra ord nämnvärt bättre en än slumpmässig gissning 🙂
Vad kostar denna rapporten då? I direkta kostnader är den inte så dyr då den faktiskt bygger på ett beräknat orderdatum som redan finns i CRM systemet. Det som däremot kostar är att underhålla den, med andra ord underhålla en rapporter som är nämnvärt bättre än slumpen. Då det inte på något företag jag någonsin varit i kontakt med inte funnits en “våg” i pipelinen som rör sig framåt varje månad så innebär det att varje månad kommer säljarna att flytta fram i alla fall 50% av sina affärer 1-3 månader, desto mer pressad säljaren är desto kortare tid för de köper sig då tid. Försäljningschefen måste då sitta med säljaren varje vecka och diskutera om den affären stängs månad 1, 2 eller 3 för det ska rapporteras i rapporten. Detta gör att i alla fall 15 minuter per säljare per vecka går till detta i coachingtid, detta ska sen justeras av säljaren då det alltid efter en diskussion slutar med att säljaren ändrar till vad försäljningschefen tyckte stämde (anledningen är enkel, datumet har egentligen inget värde för säljaren, utan enbart för försäljningschefen) Vilket tar ca 15 minuter till, exklusive omställningstiden.
Med andra ord är vi nu uppe i 2 timmar i månaden per säljare som går åt till detta för att underhålla en rapport som har ringa värde då faktan inte kan påverkas, eftersom det är kunden som bestämmer avslutsvärdet och inte säljaren. Till detta kan vi sen lägga tiden för försäljningschefen som är ca 1 timme per rapport och ska den presenteras och diskuteras, fortfarande en rapport som vi inte har kontrollen över och kan påverka utfallet. Ja det är en sanning med modifikation, det finns ju ett antal knep som kan flytta fram ett avslutsdatum. T ex en kampanj, en köp nu rabatt osv, men detta är sällan något som ett välmående företag vill tillämpa varpå rapporten i de flesta fall har ett ringa värde.
Ska man däremot göra aktiviteter för att korta säljcykeln genom ex en kampanj har helt plötsligt rapporten ett värde. Jag vill dock hävda att i de flesta fall finns inte ens planer på att göra sådana kampanjer.
Då jag vet jag kommer få kritik för denna texten, och kritikerna kommer hävda att då känner inte säljaren sin kund tillräckligt noga och ja där är en poäng och i de fall som säljaren känner sin kund, kunden talar om ett köpdatum och säljaren skriver in det, kan jag lova att flera gånger går inte försäljningschefen eller ledningen med på det utan frågan kommer då tillbaka till säljaren, vad kan vi göra för att minska tiden?, varpå säljaren istället inte ens bryr sig om att fråga kunden, då det inte spelar någon roll. Det blir en ond spiral och allt med sin grund i rapporter.
Det är intressant, då jag träffar många framgångsrika företag och många mindre framgångsrika så är där en sak som ofta visar sig, de företag som är framgångsrika har oftast endast rapporter som man tar beslut på, medans de mindre lönsamma företagen har rapporter för att någon chef ska få kunskap om vad som händer.
Detta var nog om rapporter för denna gången